Bản Mô Tả Chức Danh
BẢNG HỎI MÔ TẢ CHỨC DANH
Dùng cho Tái cơ cấu và chuẩn hóa Tổ chức doanh nghiệp
Thực hiện: kết hợp nhà tư vấn và Nhóm công tác đặc nhiệm của doanh nghiệp
Đối tượng điền bảng hỏi : Giám đốc, Cán bộ và nhân viên tất cả các cấp, hội sở, chi nhánh của DN
GIỚI THIỆU
Bảng câu hỏi này có mục đích tìm hiểu thông tin chi tiết liên quan đến các vị trí công việc hiện tại ở chương trình tài chính vi mô. Những thông tin thu thập được sẽ là cơ sở để các chuyên gia tư vấn đề xuất việc thiết lập mô hình chuẩn hóa tổ chức, hệ thống các chức danh trên cơ sở chuẩn hóa bản Mô tả Công việc ( JDs ), từ đó làm nền tảng cho mọi nề nếp quản lí nội bộ, xây dựng hệ thống lương thưởng của DN.
Anh (chị) hãy đọc thật kỹ toàn bộ bảng hỏi, suy nghĩ cẩn thận về từng nội dung rồi mới bắt đầu điền vào bảng hỏi. Anh (Chị) hãy cung cấp những thông tin thật chi tiết và chuẩn xác nhất về các nội dung trong bảng hỏi, đừng phóng đại hoặc lược bỏ các thông tin cần thiết. Đừng điền bảng hỏi một cách vội vàng, qua loa vì thông tin anh (chị) cung cấp là thiết yếu để đạt được mục tiêu của dự án. Hãy giành thời gian suy nghĩ thấu đáo về những công việc đang làm, nên làm, phải làm gắn với chức danh hiện nay của mình và viết ra theo mẫu điều tra dưới đây.
Mong anh (chị) lưu ý là chúng tôi chỉ thu thập các thông tin liên quan đến vị trí công tác hiện tại ( đang có và cần phải có về tính Logic – Hiệu quả của nó xét trên phương diện Tổ chức ) mà anh (chị) đang đảm trách chứ không phải về năng lực hay thành tích của cá nhân anh (chị).
Sau khi điền và kiểm tra lại, xin gửi tới người quản lý trực tiếp của anh (chị) để ký xác nhận và cho ý kiến vào trang cuối cùng. Điều đó đảm bảo tính sát thực của các thông tin cung cấp cho những phân tích sau này.
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của anh (chị).
Họ và tên :………………Tuổi :………… Nam/Nữ :………………
Vị trí công tác:…………………………………………………………………………………………………………………………..
Phòng/Ban:…………………………………………. Bộ phận/tổ:………………………………………………………………..
Nơi làm việc :………………………………………………………………………………………………………..
Số năm/tháng làm việc cho Doanh nghiệp :………………………………………………………………..
Tên và chức vụ của người phụ trách trực tiếp:………………………………………………………………………………..
PHẦN I : THÔNG TIN VỀ BẢN CHẤT CHỨC DANH
1 Tóm tắt Vai trò của Chức danh
Anh (chị) hãy nêu thật chính xác và ngắn gọn mục đích chính của vị trí công tác hiện nay (tức là giải thích lý do tồn tại của vị trí này trong tổ chức doanh nghiệp ).
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2 Các nhiệm vụ cụ thể
Anh (chị) hãy liệt kê chi tiết các nhiệm vụ mà anh (chị) thực hiện ở vị trí công tác hiện tại. Với mỗi đầu công việc hãy ước lượng tỷ trọng thời gian thực hiện và để trong ngoặc ( %).
a. Hàng ngày (công việc thường nhật trong một ngày làm việc)
1………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
2………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
3………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
4………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
5………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
6………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
7………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
8………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
9………………………………………………………………………………………………………………………………( %)
10…………………………………………………………………………………………………………………………….( %)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
b. Hàng tuần (ngoài công việc thường nhật trong ngày, hàng tuần phải thực hiện thêm những nhiệm vụ gì)
1……………………………………………………………………………………………………………………………..( %)
2……………………………………………………………………………………………………………………………..( %)
3……………………………………………………………………………………………………………………………..( %)
4……………………………………………………………………………………………………………………………..( %)
5……………………………………………………………………………………………………………………………..( %)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
c. Hàng tháng (những công việc phát sinh thêm theo tháng)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
d. Hàng quý (những công việc phát sinh thêm theo quý)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
e. Hàng năm (những công việc phát sinh thêm theo năm)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
3 Các mối quan hệ công tác
a. Trong nội bộ tổ chức :
– Anh, chị báo cáo trực tiếp cho vị trí công tác nào : ……..………….……………………………………
– Theo qui chế của DN hay yêu cầu của Lãnh đạo DN, anh chị hãy điền vào hai nội dung nhỏ dưới đây (nếu không có thì để trống 2 ý này) :
+ Anh chị có tuơng tác về trách nhiệm ( hay nghĩa vụ ) gì với các vị trí khác trong tổ chức ( ví dụ như : giám sát/ báo cáo/ phối hợp ) DN (đánh số thứ tự) :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………
+ Trong tương tác trách nhiệm đó, anh, chị đóng vai trò gì trong quan hệ nghiệp vụ với các vị trí khác (có thể lựa chọn nhiều mục) :
□ Hướng dẫn □ Bố trí nhân sự
□ Giao nhiệm vụ □ Cùng giải quyết vấn đề với cấp dưới
□ Giám sát công việc □ Tuyển chọn nhân viên mới
□ Lên kế hoạch công việc cho cấp dưới □ Quyết định thưởng/phạt cấp dưới
□ Điều phối các hoạt động □ Cho cấp dưới thôi việc (khi cần)
Vai trò khác (nêu cụ thể):……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
b. Quan hệ công tác với bên ngoài tổ chức DN
Hướng dẫn điền: Xin cho biết các quan hệ của vị trí công tác với một số đối tượng hữu quan bên ngoài như khách hàng , các đối tác, đại diện chính quyền, báo chí, tư vấn, v.v… Hãy ghi rõ mức độ thường xuyên và bản chất quan hệ theo chỉ dẫn dưới đây:
+ Mức độ thường xuyên: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm , thỉnh thoảng (không xác định)
+ Bản chất quan hệ: Thương thảo kí kết hợp đồng ……, Cung cấp thông tin nghiệp vụ …., Theo dõi hợp đồng, Phân tích đối tác, Hoạt động chăm sóc, Hoạt động tài chính, Quan hệ khác ( xin nêu rõ)
Đối tượng bên ngoài Bản chất quan hệ Mức độ thường xuyên
1.
2.
3.
4.
5.
6.
4 Phạm vi quyền hạn
Theo anh chị, để hoàn thành nhiệm vụ ở vị trí công việc hiện tại, anh chị đã được trao phạm vi quyền hạn như thế nào? (ký giấy tờ gì, quyền ra quyết định liên quan đến nhân sự / tài chính / thông tin quản lí / công cụ / nguồn lực khác , vv…, xin hãy nêu thật cụ thể và ghi chú về mức độ hợp lí cho công việc thuộc trách nhiệm của anh chị, cũng như ghi đề xuất khác )
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
5 Chỉ số đánh giá công việc
Để đánh giá được công việc của anh (chị) đã được thực hiện như thế nào (hoàn thành tốt hay chưa tốt, đạt kết quả hay chưa…) thì DN dựa vào những tiêu chí cụ thể nào. Anh (chị) hãy nói rõ tên của từng tiêu chí và thông số đo lường tiêu chí đó. Ghi chú về tiêu chí bổ xung, cũng như ý kiến về sự điều chỉnh khác
TT Tiêu chí Thông số đo lường
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
6 Thời gian nhận biết kết quả
Kết quả thực hiện công việc của anh (chị) được nhận biết sau bao lâu theo qui định / hay nề nếp quản lí của DN? ( Nếu anh chị có mong muốn khác thì ghi khoanh tròn đỏ vào bên cạnh )
Ngay lập tức Một quý
Một hoặc hai ngày Một năm
Một tuần Hơn một năm
Một tháng
Trường hợp tùy theo từng loại quyết định và hành động mà thời gian nhận biết kết quả khác nhau, hãy mô tả cụ thể :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
7 Điều kiện làm việc
Yêu cầu về phòng làm việc và các trang thiết bị cần thiết :……………………………………..……………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Thời gian làm việc (giờ hành chính, làm thêm giờ, ca đêm,v.v… nêu cụ thể) :…………………………………….
………………………………………………………………………………………….…………………………….
Các điều kiện khác cần có để hoàn thành tốt nhiệm vụ : ……………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………..………………………
PHẦN II: THÔNG TIN VỀ TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
8 Các yêu cầu đối với vị trí này
Lưu ý: cần mô tả trình độ chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng mà anh (chị) cho là cần thiết để có thể hoàn thành tốt công việc chứ không phải những kiến thức, kinh nghiệm,… của anh (chị) hiện nay.
8.1 Yêu cầu tối thiểu về mặt trình độ/bằng cấp để có thể đạt được hiệu quả cần thiết của công việc
a. Bằng cấp tối thiểu: □ Tốt nghiệp phổ thông □ Tốt nghiệp trung tâm dạy nghề □Tốt nghiệp Trung cấp
□ Tốt nghiệp Cao đẳng □ Tốt nghiệp Đại học □ Sau đại học
b. Chuyên ngành: ………………………………………….
Hãy vui lòng nêu cụ thể những chứng chỉ, văn bằng cần thiết (không thể thiếu) để có thể đảm nhiệm được công việc này: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
8.2 Yêu cầu về kinh nghiệm
Theo anh (chị), kinh nghiệm tối thiểu cần có để thực hiện tốt công việc này là bao lâu (lưu ý là không phải hỏi về kinh nghiệm của bản thân anh (chị) về công việc này)
Loại kinh nghiệm Thời gian
1. □ < 1 năm □ 1 – 3 năm □ 3 – 5 năm □ > 5 năm
2. □ < 1 năm □ 1 – 3 năm □ 3 – 5 năm □ > 5 năm
3. □ < 1 năm □ 1 – 3 năm □ 3 – 5 năm □ > 5 năm
4. □ < 1 năm □ 1 – 3 năm □ 3 – 5 năm □ > 5 năm
5. □ < 1 năm □ 1 – 3 năm □ 3 – 5 năm □ > 5 năm
8.3 Yêu cầu về kỹ năng, kiến thức, thái độ, hành vi, cũng như đặc điểm khác của chức danh mà anh chị đảm nhiệm
Anh (chị) đánh dấu “x” vào các kỹ năng, kiến thức, thái độ, hành vi cần có của người đảm trách vị trí này
Sắp xếp công việc khoa học
Sử dụng máy vi tính
Soạn thảo văn bản, thư tín, báo cáo
Thành thạo, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ
Có kinh nghiệm phong phú về lĩnh vực chuyên môn
Có tính chủ động sáng tạo, có khả năng thích nghi tốt
Có kiến thức, hiểu biết rộng về chính sách, chế độ của Nhà nước
Có tinh thần làm việc theo nhóm
Có kỹ năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng và các đối tác bên ngoài khác
Cần đi lại nhiều, đi công tác ngoại tỉnh, ngắn hoặc dài ngày
Cần có ngoại hình đẹp
Cần sức khoẻ tốt
Cần giữ bảo mật thông tin
Có đầu óc tổ chức
Có khả năng lập kế hoạch
Có khả năng đánh giá, phân tích, tổng hợp
Có kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin, phối hợp công tác với đồng nghiệp
Có khả năng phán đoán tốt, nhận định vấn đề và ra quyết định độc lập
Các kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi khác cần có (chưa được liệt kê trên đây) :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Theo anh chị, vị trí này cần mức độ cam kết, gắn bó với Chương trình Tài chính vi mô như thế nào:
Dưới 1 năm 3 – 4 năm
1-2 năm 4- 5 năm
2 – 3 năm trên 5 năm
9 Các thông tin khác về vị trí
Những thông tin cần thiết khác (chưa được đề cập ở trên) để mô tả Chức danh này
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…. ngày…… tháng….. năm 2006
Nhân viên ký tên Người phụ trách
(Ghi rõ chức vụ, ký tên)
